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OBSERVAÇÕES IMPORTANTES SOBRE DIGITALIZAÇÃO



DATA: 20/08/2020 - OBSERVAÇÕES IMPORTANTES SOBRE A DIGITALIZAÇÃO:


1. Para digitalizar seus documentos, os servidores podem fazer uso de um scanner (mesa digitalizadora ou impressora multifuncional) ou mesmo através de uma foto do documento tirada de uma câmera digital ou de um celular smartphone com câmera (vide dicas de como tirar foto de documento);

2. Mas antes de tudo, é preciso verificar se os documentos estão legíveis, bem como suas versões digitais (fotos ou digitalizações) , isto é: Não possuem rasgos, amassados, partes faltantes ou vincos que atrapalhem a leitura? Tem foco em todas as partes? Os documentos estão integralmente visíveis, ou seja, nenhuma parte ficou de fora? Não possuem reflexos ou sombras sobre eles? Consigo ler todas as informações contidas neles sem dificuldades?

3.Os documentos com frente e verso, ou que por ventura venham a conter mais de uma página ou complementos (histórico de diploma, comprovante de residência em nome do cônjuge e certidão de casamento, etc.), devem ser digitalizados em arquivo único. Por exemplo, eu não posso tem um arquivo para a frente e outro para o verso do RG, ambos devem estar em arquivo único;

4. Os arquivos resultantes da digitalização, devem ser em formato .pdf ou imagem (.jpg, .png, .gif, etc.) e devem ter tamanho menor que 2 (dois) MB (megabytes) (verificar isto na propriedades do arquivo: tipo (imagem ou pdf) e tamanho);


Agora vamos a algumas indicações de FERRAMENTAS para garantir que as indicações acima sejam respeitadas.

5. Aplicativo CamScanner - Phone PDF Creator (<https://play.google.com/store/apps/details?id=com.intsig.camscanner&hl=pt_BR>) para celular, que transforma as fotos tiradas pela câmera em arquivos .pdf, com ele, seu celular se transforma em um scanner de bolso;

6. ILovePDF (<https://www.ilovepdf.com/pt>) ferramenta online e gratuita para converter (transformar) JPG (imagem) em PDF, juntar (unir) vários arquivos JPG (imagem) e um único arquivo PDF, comprimir (diminuir) tamanho de arquivo PDF, não requer instalação no computador ou no celular;

7. Com o aplicativo Microsoft OneDrive (<https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.skydrive&hl=pt_BR>) (parte do pacote do Office 365), as fotos tiradas dos documentos e demais arquivos podem ser transferidas do celular direto para o SIG-URH.

Mais informações no próprio Manual do Servidor para Atualização Cadastral (<https://urh.cps.sp.gov.br/manuais/atualizacao-cadastral/>);


Claro que as ferramentas aqui apresentadas são apenas sugestões, cada servidor é livre para digitalizar seus documentos utilizando as ferramentas que achar melhor;

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