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DIGITALIZAR? PDF? UNIR? COMPRIMIR?

Atualizado: 23 de mar. de 2021



DATA: 12/03/2021 - Você precisa subir um documento em um site. Mas antes você tem de digitalizar este documento num scanner ou tirando uma foto dele. Mas você fica então com um arquivo de imagem, que precisa ser convertido em PDF. Mas o tal do PDF ficou muito grande, o site não aceite e precisa diminuir o tamanho... MAS O QUE É TUDO ISSO?


CONCEITUALIZAÇÃO

Primeiramente, vamos explicar alguns termos que serão utilizados e que podem não ser de seu conhecimento:

• DIGITALIZAÇÃO

Digitalização é o processo pelo qual uma imagem analógica (algo que está no mundo real, uma foto, uma pintura, um desenho, etc.) é transformada em um código digital, em algo virtual, isso se dá por meio dos chamados dispositivos de captura de imagens como scanners, câmeras digitais, câmeras de celulares smarthphone, etc.;

• ARQUIVO DE IMAGEM

Um arquivo do tipo imagem pode ter sua origem em dispositivos de captura de imagens, como scanners, câmeras digitais, câmeras de celulares smarthphone, placas digitalizadoras, ou em programas de computadores que gerem imagens (bidimensionais ou tridimensionais). Existem infinitos tipos (extensões) de formato de imagem: BITMAP, TIF, RAW, SVG, etc., mas os tipos mais comuns e mais bem aceitos pelos programas e sistemas são JPG/JPEG, GIF e PNG;

• PDF

Sigla para PDF (Portable Document Format, em tradução livre do inglês, Formato de Documento Portátil) é um tipo de arquivo, criado pela empresa Adobe, para documentos, independente do programa ou sistema onde foram criados. Estes arquivos podem conter informações do tipo textos, gráficos e imagens, também independentes de seu tipo e de sua origem. Por esta capacidade dos arquivos do tipo PDF poderem ser abertos praticamente por qualquer sistema, o formato se tornou muito popular na distribuição de material virtual;


SITE ILOVEPDF

O site ILovePDF (https://www.ilovepdf.com/pt) é uma ferramenta online e completamente gratuita na qual você poder juntar vários arquivos PDFs em um único arquivo, dividir PDFs em várias partes, comprimir (diminuir) o tamanho de um arquivo PDF, converter documentos Office (Word, Excel e PowerPoint) para PDF, conversão de PDF para JPG, e de JPG (mas também, PNG e TIFF) para PDF, que não requer instalação de nenhum programa em seu computador, apenas acesso a internet.

O site em questão foi escolhido pela familiaridade de seu uso na Etec de Ibitinga, por sua gratuidade e pelo fato de não haver grandes limitações de uso, mas você esta livre para escolher outros sites, uma vez que existe uma infinidade deles (basta colocar em mecanismos de busca (Google) termos do tipo “Como converter JPG para PDF?”, “Como converter PDF para JPG?”, “Como unir vários arquivos de imagem em um único arquivo?”, “Como diminuir o tamanho de um arquivo PDF?”).

Os passos a seguir “Unir vários arquivos de imagem em um único arquivo” e “Diminuir arquivo PDF” dizem respeito ao site ILovePDF, mas para os outros sites os passos são bem semelhantes. As demais ferramentas do site ILovePDF tem explicações no próprio site se você precisar utilizá-las.

Você pode também fazer uso de programas para realizar as ações acima mencionadas. Também existem inúmeros deles, gratuitos, que vão aparecer também nestas buscas, mas que vão exigir instalação em seu computador.


UNINDO VÁRIAS ARQUIVOS DE IMAGEM,

TRANSFORMANDO-OS EM UM ÚNICO ARQUIVO PDF

O resultado do processo de digitalização de uma imagem (através de um foto digital ou scanner) em geral é um arquivo no formato JPG/JPEG, porém pode ocorrer de você ter vários arquivos no formato JPG após este processo. E para o fim a que se destina, você precisa que todas estes imagens formem um único arquivo apenas.

Por exemplo, você tem um documento como o RG, que possui frente e verso, você pode ter um arquivo de imagem JPG para a frente e outro para o verso, ou ainda um documento que tenha diversas páginas, como um histórico escolar, pode gerar não dois arquivos mas várias arquivos JPG, um para cada uma das páginas.

Você pode unir estas imagens no site ILovePDF, convertendo/transformando as várias imagens em JPG um único arquivo do tipo PDF com várias páginas.

1º - Você digitalizou seu RG e ficou no seu computador com um arquivo JPG para a frente e outro arquivo JPG para o verso. No exemplo ao lado temos os 2 (dois) arquivos, RG – FRENTE e RG - VERSO;

2º - Acesse a página no seu navegador de internet https://www.ilovepdf.com/pt;

3º - Clique na ferramenta “JPG para PDF”;

4º - Clique no botão “Selecionar imagens JPG” (ou arraste e solte as imagem sobre a tela);

5º - Será aberta uma nova janela, mostrando as pastas do seu computador, procure pelos arquivos que você deseja unir transformando em PDF, no nosso exemplo os arquivos a serem selecionados são RG – FRENTE e RG – VERSO, selecione todos e depois clique no botão “Abrir”;

6º - Será aberta mais uma nova janela, mostrando os arquivos selecionados, do lado esquerdo da tela, e, do lado direito da tela, algumas opções na coluna “OPÇÕES DE IMAGEM PARA PDF”, atenção ao campo “ESCOLHA A ORIENTAÇÃO DA PÁGINA”, certifique-se de que se for uma imagem do tipo “Retrato” (vertical) esta opção esteja selecionada, mas se for uma imagem do tipo “Paisagem” (horizontal) que esta opção esteja selecionada, clique no botão “Converter em PDF”;

7º - Aguarde até o site converter suas imagens em um único arquivo PDF, você saberá quando isto ocorrer quando surgir na tela o botão “Baixar PDF”, então clique no botão, e será baixado em seu computador (na pasta geralmente para onde são baixados seus arquivos normalmente) um arquivo do tipo PDF;

8º - No exemplo, o arquivo gerado é o PDF, RG – FRENTE, que consiste num único documento (arquivo) PDF com 2 (duas) páginas, na 1ª dela temos a frente do RG e na 2ª o seu verso;

COMPRIMINDO/DIMINUINDO UM ARQUIVO PDF

O tamanho do seu arquivo em PDF pode acabar ficando maior que aquele determinado ao fim a que se destina, ou por que originalmente ele já era um arquivo grande ou mesmo por que você acabou unindo diversas imagens em um único arquivo PDF. Você terá então que diminuir o tamanho de seu PDF até o tamanho permitido, para isso o site ILovePDF tem um ferramenta para auxiliá-lo.

1º - O tamanho do arquivo já pode estar visível, dependendo do modo como os arquivos estão configurados para serem exibidos em seu computador, no exemplo, o PC está configurado para mostrar “Detalhes” dos arquivos, assim temos facilmente localizável a coluna “Tamanho”;

2º - Porém, as vezes, esta informação não está tão facilmente à vista. Então, clique com o botão direito do mouse sobre o arquivo, depois clique com o botão esquerdo em “Propriedades”, uma janela se abrirá exibindo diversas informações sobre o arquivo, incluindo seu “Tamanho”, no caso, 4,21 MB;

3º - Supondo que onde iremos subir este arquivo haja um limite de 2 MB para o tamanho dos arquivos teremos que diminuí-lo então, uma vez que tem 4,21 MB, sendo assim, acesse a página no seu navegador de internet https://www.ilovepdf.com/pt;

5º - Clique no botão “Selecionar arquivo PDF” (ou arraste e solte o arquivo sobre a tela);

6º - Será aberta uma nova janela, mostrando as pastas do seu computador, procure pelo arquivo PDF que você deseja diminuir o tamanho, no nosso exemplo, o arquivos a ser selecionado é DOCUMENTO, selecione e depois clique no botão “Abrir”;

7º - Será aberta mais uma nova janela, mostrando o arquivo selecionado, do lado esquerdo da tela, e do lado direito da tela, algumas opções na coluna “NÍVEL DE COMPRESSÃO”, sugerimos, a princípio, manter a opção apresentada pelo site, “COMPRESSÃO RECOMENDADA”, clique no botão “Comprimir PDF”;

8º - Aguarde até o site diminuir seu arquivo PDF, você saberá quando isto ocorrer quando surgir na tela o botão “Baixar o PDF otimizado”, então clique no botão, e será baixado em seu computador (na pasta geralmente para onde são baixados seus arquivos normalmente) um arquivo do tipo PDF em tamanho menor que o original. Veja, que logo abaixo do botão temos as informações do arquivo gerado pelo site, no nosso exemplo, o arquivo saiu de 4,22 MB para 845,13 KB, atendendo assim a exigência do arquivo ter um tamanho menor que 2 MB. Porém, é preciso abrir o arquivo gerado e verificar se é possível ler todos os dados contidos nele (legibilidade do arquivo digital);

9º - Conferindo, temos o arquivo original DOCUMENTO com tamanho de 4,322 KB (4,22 MB) e o arquivo gerado pelo site DOCUMENTO_compressed com tamanho de 846 KB. Porém, é preciso abrir o arquivo gerado e verificar se é possível ler todos os dados contidos nele, ou seja, se foi garantida a legibilidade do novo arquivo PDF criado;

10º - Porém, seu arquivo final pode acabar não tendo tamanho menor que 2 MB, após o primeiro processo de compressão, você pode ter de repetir os passos anteriores e quando for apresentada, do lado direito da tela, a coluna “NÍVEL DE COMPRESSÃO”, sugerimos comprimir novamente o arquivo que já foi comprimido uma vez, mantendo o nível de compressão em “COMPRESSÃO RECOMENDADA”. E só, se mesmo assim, o novo arquivo PDF gerado ainda tiver tamanho maior que 2 MB, comprimir o arquivo original aumentando o nível de compressão para “EXTREMA COMPRESSÃO”, e clicar no botão “Comprimir PDF”, porém alertamos que neste nível de compressão, é ainda mais necessário verificar o arquivo PDF resultante do processo de compressão, a fim de garantir a legibilidade do dados do arquivo original;

USANDO O WORD PARA UNIR IMAGENS E CONVERTER EM PDF

Alguns programa geram arquivos PDFs, com ótima qualidade, diretamente, ou seja, sem a necessidade de passarem por programas de conversão. Sendo assim, programas que geram arquivos do tipo imagem (como: Photoshop, Illustrator, CorelDraw, etc.) tem esta ferramenta de conversão nativa, bem como programas que geram arquivos do tipo documentos, entre o mais conhecido deles o Word, parte do pacote do Office (alias, todos os programas do pacote Office tem esta ferramenta). Veremos como fazer isso usando o Word 2019.

1º - Abra o Word e insira nele as imagens que você deseja converter em PDF ou mesmo unir em um único arquivo PDF, novamente iremos utilizar como exemplo a frente e o verso do RG (observe que na 1ª página temos a frente a na 2ª página temos o verso, mas os dois poderiam estar em uma página só também);

2º - Clique em “Arquivo”, canto superior esquerdo da tela;

3º - Uma nova janela irá se abrir, clique em “Exportar”;

4º - Clique no botão “Criar PDF/XPS”;

5º - Uma janela irá se abrir, escolha o nome e o lugar (pasta) onde irá ser salvo seu arquivo PDF e depois clique no botão “Publicar”;

6º - Aguarde até o Word converter seu arquivo, ele irá abrir o programa Adobe Reader (leitor de PDF) e você verá que foi gerado um único arquivo PDF, com a imagem da frente do RG na 1ª página e do verso na 2ª pagina do documento PDF. Perceba então que com estes passos você acabou unindo várias imagens em um único arquivo (PDF) e convertendo arquivos do tipo imagem em PDF;

CONSIDERAÇÕES:

• 1) Os passos aqui foram feitos de acordo com o Word 2019, mas o processo é praticamente o mesmo com as outras versões, podem haver pequenas mudanças, que são mais de ordem visual do programa Word.

• 2) Os passos são semelhantes para os programas do pacote Office como Excel e Power Point, você pode usá-los também se estiver mais familiarizado com o seu uso;


USANDO COMANDO IMPRIMIR PARA UNIR IMAGENS E CONVERTER EM PDF

Outra maneira de converter qualquer coisa que possa ser impressa pelo computador (imagens, documentos, páginas de internet, planilhas, print de telas, apresentações, etc.) para um arquivo do tipo PDF é utilizarmos um impressora PDF virtual, ou seja, uma impressora que não existem fisicamente, que já vem instalada com o Windows, que é a impressora “Microsoft Print to PDF”.

1º - A imensa maioria dos computadores já possui esta impressora, porém para confirmar se seu PC tem ela de fato, acesse Painel de Controle > Hardware e Sons > Dispositivos e Impressoras e procure pela impressora “Microsoft Print to PDF“ na lista de impressoras instaladas no seu computador;

2º - Vamos utilizar um documento do Word como exemplo. Assim, com o documento aberto no Word, clique em “Arquivo”, canto superior esquerdo da tela;

3º - Uma nova janela irá se abrir, clique em “Imprimir”;

4º - Vá até “Impressora”, e clique na seta “▼”;

5º - Uma lista se abrirá, selecione a impressora “Microsoft Print to PDF”;

6º - Agora clique em “Imprimir”;

7º - Uma janela irá se abrir, escolha o nome e o lugar (pasta) onde irá ser salvo seu arquivo PDF e depois clique no botão “Salvar”;

8º - No local escolhido será gerado um único arquivo PDF, com a imagem da frente do RG na 1ª página e do verso na 2ª pagina do documento PDF, com o nome escolhido. Perceba então que com estes passos você acabou unindo várias imagens em um único arquivo (PDF) e convertendo arquivos do tipo imagem em PDF também;

CONSIDERAÇÕES:

Como foi dito anteriormente, tendo em sua lista de impressoras, a “Microsoft Print to PDF”, você poderá converter qualquer coisa que possa vir a ser impressa em um arquivo do tipo PDF, por exemplo, E-mails, Apresentações PowerPoint, Planilhas Excel, Prints de telas, Arquivo em Word, Fotos, Páginas de Internet, etc., bastando para isso selecionar a impressora virtual no momento da impressão. Lembrando que existem outras impressoras PDF virtuais que podem ser instaladas e que realizam a mesma ação.


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